راهنمای تماس تلفنی با متقاضیان استخدام (ویژه کارفرمایان)

راهنمای تماس تلفنی با متقاضیان استخدام (ویژه کارفرمایان)

 

چرا تماس تلفنی مهم است ؟

علی رغم حضور تعداد زیادی از تحصیلکرده های بیکار در کشور و فزونی عرضه نیروی کار نسبت به تقاضای آن ، اما تقریبا تمامی کارفرمایان بر این نکته تأکید دارند که یافتن نیروی انسانی کارآمد و با کیفیت به سختی صورت می گیرد و یکی از نگرانی های همیشه مدیران مخصوصا در صنایع خدماتی، یافتن، جذب و بکارگیری نیروی انسانی مناسب و با کیفیت است.

لذا با توجه به شرایط مذکور و همچنین اهمیت روز افزون نیروی انسانی در موفقیت و پیشرفت کسب و کار ها، شما به عنوان کارفرما (مدیر عامل ، مدیر منابع انسانی یا … ) برای یافتن، جذب و نگهداری نیروی انسانی کارآمد وظیفه سنگینی بر عهده خواهید داشت.

تماس با متقاضیان یکی از مؤثرترین و حساس ترین مراحل استخدامی میباشد و تأثیر بسزایی بر جذب نیروی انسانی مناسب برای کسب و کارتان دارد. نحوه برقراری ارتباط با متقاضیان و مکالمه با آنان در اولین تماس، تأثیر قابل توجهی بر میزان اشتیاق آنها به موقعیت شغلی و سازمان کار شما دارد و احتمال استخدام موفق را افزایش میدهد.

این نکته کلیدی را هرگز فراموش نکنید که یک مکالمه “استخدامی” (مصاحبه تلفنی) بسیار شبیه به یک مکالمه “فروش و بازاریابی” است. در تماس با متقاضیان، علاوه بر ارزیابی شایستگیهای آنان، باید سعی در جلب نظر آنان برای ارتباطات بعدی داشته باشید. بطور معمول متقاضیان برتر و افرادی که می توانند برای سازمان / شرکت شما هم مفید واقع شوند، تماسهای بسیاری از کارفرمایان دریافت میکنند و به همین علت در بررسی موقعیتهای شغلیشان بسیار گزینشی عمل میکنند. بنابراین لازم است در مکالمات خود شفاف و مجاب کننده باشید.

 

 

اولین تماس تلفنی با متقاضی (کارجو)

مکالمه تلفنی مؤثر با متقاضیان معمولاً شامل چهار مرحله است:

  1. شروع کنید …

    1. تایید نام متقاضی: قبل از معرفی خود، اطمینان حاصل نماییدکه فردی که تلفن را پاسخ میدهد، شخص مورد نظر شما است. این امر جهت اجتناب از بروز مشکل برای متقاضی میباشد. (برای مثال، زمانی که همکارش به جای او تلفن را جواب دهد)
    2. معرفی خودتان: خود، شرکت و سپس موقعیت شغلی مورد نظر را به طور مختصر معرفی نمایید.
    3. نحوه دستیابی به رزومه شخص : همیشه منبعی که از طریق آن اطلاعات تماس و رزومه متقاضی را بدست آورده اید ذکر نمایید.
    4. احترام به حریم شخصی افراد: همیشه این سؤال را مطرح کنید که آیا زمان مناسبی برای صحبت با آنان میباشد یا خیر. این نشانگر آن است که حریم خصوصی افراد برای شما اهمیت دارد و همچنین از تحت فشار قرار گرفتن آنها جلوگیری میشود. (برای مثال: هنگامیکه در جلسه هستند یا اینکه آمادگی روحی و روانی لازم برای صحبت با شما به عنوان کارفرمای احتمالی آینده را ندارند)

 

  1. شغل و سازمان را معرفی کنید

    1. برای موقعیت شغلی مورد نظر بازاریابی کنید ! : متقاضی باید دلیلی برای انتخاب مجموعه شما به عنوان محل کار خود داشته باشد. به چند نکته کوتاه در مورد شغل و شرکت اشاره کنید که باعث علاقمندی متقاضیان منتخب شما شود. نکات چشمگیر برای هر متقاضی متفاوت است ؛ برای برخی از افراد رشد و یادگیری در کار مهم است، در حالیکه برای برخی دیگر جنبه های مالی از اهمیت بیشتری برخوردار میباشند. پس نکات را بر اساس نوع فردی که میخواهید جذب کنید، انتخاب نمایید.
    2. ممکن است از شما سوال پرسیده شود: معمولاً وقتی با متقاضی بدون زمینه قبلی تماس گرفته شود خواستار آن است که سؤالات بسیاری در مورد موقعیت شغلی مذکور بپرسد – از جمله محل کار، ساعات کاری، وظایف محوله، حقوق و مزایا و غیره. ممکن است بخواهید به بعضی از این سؤالات پاسخ دهید و از پاسخ دهی به بعضی دیگر اجتناب کنید. (برای اجتناب از پاسخگویی میتوان گفت: در مراحل بعدی در این مورد صحبت خواهیم کرد.)

 

  1. اطلاعات مورد نیاز را کسب کنید

    1. سؤال بپرسید: زمانی که توجه و علاقه متقاضی را جلب کردید، سعی کنید اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری برای دعوت به مصاحبه حضوری را بدست آورید. قطعاً شما نمیخواهید وقت خود (و یا مدیر ارشد خود) را با متقاضیان نامناسب تلف کنید.
    2. چه سوالی بپرسید: سؤالات در این مرحله میتوانند شامل نکات ضروری باشند که در رزومه ذکر نشده اند (مثل آمادگی به کار در یک شهر بخصوص) و یا اطلاعاتی که در رزومه هست ولی نیاز به چک کردن مجدد دارند (مثل وضعیت فعلی استخدامی، سمت و شرکت فعلی که در آن مشغول میباشد). یکی از سؤالات کاربردی که میتوان در این مکالمه تلفنی از آن استفاده کرد، عبارت است از “چرا میخواهید تغییر کار دهید؟”. پاسخ متقاضی به این سؤال روشن کننده خیلی موارد است از جمله میزان آمادگی شخص برای کار جدید، میزان جدیت در کار، مشکلات احتمالی در آینده کاری و غیره.
    3. این یک مصاحبه نیست: وقتی تلاش میکنید که حداکثر اطلاعات ممکن را بدست آورید تا برای مرحله بعد تصمیم گیری کنید، به خاطر داشته باشید که تماس اول یک مصاحبه نیست. سؤالات را کوتاه و دقیق انتخاب کنید. در این مرحله ممکن است نتوانید از متقاضیان رده بالا سؤالی بپرسید تا زمانی که یک ملاقات حضوری ترتیب دهید.

 

  1. در صورت نیاز، قرار بعدی را ترتیب دهید

    1. برای مراحل بعدی تصمیم بگیرید: در این مقطع بر اساس رزومه و اطلاعات اولیه که از متقاضی دارید تصمیم میگیرید که شخص را به مرحله بعد دعوت کنید یا خیر. (برای مثال: دعوت به یک مصاحبه حضوری، آزمون یا … )
    2. مواظب باشید اشتباه نکنید: نکته بسیار مهم اینکه پیش از دعوت متقاضی به مصاحبه حضوری، دقت کنید اطلاعات کافی را به او داده باشید؛ خصوصاً اگر تماس اولیه توسط خود شما صورت نمیگیرد و یکی از افراد واحد را مسئول این تماس ها کرده اید. بدترین اشتباهی که ممکن است مرتکب شوید این است که با متقاضی تماس گرفته و بلافاصله زمان یک مصاحبه حضوری از پیش تعیین شده را اطلاع دهید.
    3. رده شغلی متقاضی را در نظر بگیرید: لازم است با متقاضیان رده بالا به طور خاص گفتگو کنید. بعنوان مثال: در تماس با یک مدیر ارشد از واژهی “مصاحبه” استفاده نکنید. در عوض آنرا “دیدار حضوری” بنامید.
    4. به گذاشتن پیغام اکتفا نکنید: اگر یک متقاضی در دسترس نبود و شما برای او پیغام گذاشتید، چه بوسیله یکی از اعضای خانواده و یا پیغامگیر، همیشه آنرا با یک ایمیل یا تماس دیگر پیگیری کنید. چرا که گاهی افراد فراموش میکنند پیغام را برسانند، گاهی پیام صوتی به وضوح قابل شنیدن نیست، و یا گاهی متقاضی با شما تماس گرفته و موفق نشده با شما صحبت کند.

 

لطفا دقت کنید !

برای اطمینان از اینکه تمام موارد را در نظر گرفته اید، بهتر است قبل از تماس با متقاضی یک متن استاندارد تهیه کنید. این متن باید شامل تمام نکاتی باشد که قصد دارید مطرح کنید، سؤالات احتمالی که متقاضی ممکن است بپرسد و همچنین پاسخ های از پیش تعیین شده برای آنها. (در زیر نمونه یک مکالمه استخدامی آورده شده است)

مطالب مرتبط